Adjointe exécutive et secrétaire corporative

Principales responsabilités

• Tenir à jour les dossiers corporatifs, y compris les statuts, les règlements, les registres des administrateurs et des dirigeants, ainsi que les politiques de gouvernance ;
• Gérer l’ensemble des dossiers immobiliers, notamment les titres de propriété, les actes et les contrats de location ;
• Garantir la conformité aux lois fédérales et provinciales applicables, notamment à la réglementation régissant les organismes à but non lucratif et les organismes de bienfaisance ;
• Coordonner les dépôts statutaires, les déclarations annuelles et les renouvellements de l’organisation ;
• Contribuer à l’élaboration, à la mise à jour et à l’amélioration continue des politiques et procédures de gouvernance ;
• Assurer une veille des meilleures pratiques en matière de gouvernance et formuler des recommandations adaptées à l’organisation ;
• Veiller à la bonne documentation et à l’accessibilité des politiques et des décisions ;
• Tenir à jour la base de données des dossiers corporatifs et immobiliers ;
• Gérer la base de données liée aux pensions et à la fiscalité personnelle des jésuites ;
• Veiller à l’application de pratiques efficaces de conservation et d’archivage des documents ;
• Planifier, coordonner et assister aux réunions du conseil d’administration et des comités, y compris la préparation des ordres du jour, des documents d’information et des résolutions ;
• Rédiger, conserver et archiver en toute sécurité les procès-verbaux et décisions officielles ;
• Apporter un soutien administratif aux projets et initiatives spéciaux en matière de gouvernance ;
• Assurer la coordination avec les conseillers juridiques externes, au besoin ;
• Maintenir des liens fonctionnels avec les supérieurs locaux des communautés et les directeurs des œuvres apostoliques ;
• Travailler de manière respectueuse et efficace au sein de la culture et de la mission de la Compagnie de Jésus.

Qualifications et compétences

• Diplôme ou certificat en gouvernance, administration des affaires ou dans un domaine connexe (une expérience équivalente sera prise en considération) ;
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans un rôle lié à la gouvernance, au juridique et à la conformité, en tant qu’adjoint de direction ou secrétaire corporatif, de préférence dans le secteur à but non lucratif ou caritatif ;
• Excellente connaissance de la gouvernance et des exigences réglementaires canadiennes pour les organismes à but non lucratif ;
• Expérience de travail avec des conseils d’administration et des cadres supérieurs ;
• Expérience au sein d’une organisation à vocation religieuse ou axée sur une mission (un atout) ;
• Excellentes compétences organisationnelles et en documentation, avec une attention particulière aux détails ;
• Expérience dans l’utilisation de Salesforce (un atout) ;
• Niveau élevé de discrétion, d’intégrité et de professionnalisme ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances ;
• Bon jugement et capacité à interpréter et appliquer des cadres de gouvernance ;
• Esprit collaboratif et excellentes compétences interpersonnelles ;
• Compréhension et engagement envers la mission de l’Église catholique et de la Compagnie de Jésus ;
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.